Les intérêts de la dématérialisation de documents

Avez-vous déjà entendu parler de numérisation des factures fournisseurs et autres documents administratifs ? Certainement, puisqu’il s’agit d’un fait établi dans les entreprises actuelles. Bien que certains opérateurs, adeptes des traditions, affichent une résistance par rapport à ce changement révolutionnaire, il est indéniable d’affirmer que les avantages liés à la transition vers le principe « zéro papier » sont nombreux.

Un point pour le portefeuille de l’entreprise

La paperasse est source de dépenses que ce soit dans le cadre social public (administration fiscale et douanière) ou privé (petites entreprises de gestion du courrier). Les métadonnées statistiques affirment par exemple que pour un contrat, les prix totaux oscillent entre 9 et 15 euros. Pas croyable, n’est-ce pas? Pour vous expliquer, en voici les détails. Ces chiffres sont représentatifs du coût de papier, auquel l’on a rajouté les charges relatives à son impression, sa mise en enveloppe, le prix du timbre ainsi que les divers affranchissements dont l’ensemble fait l’objet. Lorsqu’on raisonne en termes d’unité, ces montants semblent négligeables. Et pourtant, le calcul du cumul annuel nous fait carrément tomber des nues. Et l’on se rend compte que ces petits détails sont loin d’être insignifiants.

Un gain de temps considérable

Le temps est un facteur précieux, que l’on assimile à de l’argent dans la vie de l’homme. C’est exactement la même chose du côté de l’entreprise. Si dans les années 90, la recherche d’un bulletin de paie ou de relevés bancaires faisant l’objet d’archivage des documents prenait plus de la moitié du temps d’un individu, seuls 15 % de ce délai était assigné à sa lecture et son analyse. La dématérialisation de documents comptables, apparu récemment change alors la donne. Ces faits impactent toutes les fonctions de la société, dont l’administration, la finance, la RH, sans oublier le contrôle et le marketing. La signature électronique sell&sign, admettant la conception automatique du contrat en quelques secondes en est la parfaite illustration.

Une relation entreprise client améliorée

Aux premiers abords, la clientèle peut sembler suspicieuse par rapport à ce tout nouveau système de gestion de documents informatisé régissant sa relation avec son assureur ou sa banque. Il faut effectivement du temps pour pouvoir se familiariser avec une plateforme en ligne. Mais c’est un mal pour un bien. Si d’habitude, la relation société-client se résume par des négociations, un paiement d’argent ou la signature de contrat, l’automatisation de ces derniers tend à humaniser ce lien. Les clients ont aussi la possibilité d’émettre un feed-back sur leur satisfaction ou faire des critiques par rapport à un produit grâce aux forums réservés à cet effet. Cela ne peut être que constructif.

Une nouvelle perception du travail

Aujourd’hui, tout se fait sur ordinateur et smartphone. On peut désormais s’adonner à du scrapbooking en ligne, réaliser des plans originaux via autocad et se partager les informations, qu’elles soient d’ordre professionnelles ou personnelles via réseaux sociaux (Linkedin, facebook…). Et dire qu’avant, l’introduction de ces outils performants suscitait une discussion de part et d’autre, notamment au sein des dirigeants d’entreprises. Mais le courant est passé. C’est pourquoi on observe, à ce jour, un déploiement massif de la dématérialisation de documents au sein de ces dernières. Et la productivité est là.